La información es uno de los activos más importantes de cualquier empresa. Bases de datos, documentos administrativos, información de clientes, correos electrónicos, sistemas contables y archivos operativos forman parte del funcionamiento diario del negocio.

Sin embargo, una falla técnica, un error humano, un ataque informático o un daño físico en los equipos puede provocar la pérdida parcial o total de esa información. Para reducir este riesgo es necesario contar con una estrategia de backups y recuperación.

¿Qué es un backup?

Un backup, también conocido como copia de seguridad o respaldo, es una copia de la información almacenada en computadoras, servidores, aplicaciones o servicios digitales.

Su objetivo es permitir que los datos puedan recuperarse cuando la información original se pierde, se elimina, se modifica accidentalmente o queda inaccesible.

Un respaldo puede incluir:

• Archivos y documentos empresariales.
• Bases de datos.
• Correos electrónicos.
• Sistemas administrativos y contables.
• Máquinas virtuales y servidores.
• Configuraciones de equipos y aplicaciones.
• Información almacenada en servicios de nube.

El backup debe guardarse en una ubicación distinta al sistema original. De lo contrario, una falla, un ataque o un daño físico podría afectar tanto la información principal como su copia.

¿Por qué una empresa puede perder información?

La pérdida de datos no siempre ocurre por una falla grave. En muchos casos, se produce por situaciones cotidianas que no fueron consideradas dentro de la estrategia tecnológica de la empresa.

Entre las causas más comunes se encuentran:

• Eliminación accidental de archivos.
• Fallas en discos duros o servidores.
• Ataques de ransomware.
• Robo o pérdida de equipos.
• Errores durante actualizaciones o migraciones.
• Daños causados por fallas eléctricas.
• Accesos no autorizados.
• Problemas en aplicaciones o bases de datos.
• Incendios, inundaciones u otros incidentes físicos.

Aunque algunas de estas situaciones pueden prevenirse, ningún sistema está completamente libre de fallas. Por esta razón, el respaldo funciona como una última línea de recuperación.

Tener archivos en la nube no siempre significa tener un backup

Existe la idea de que almacenar archivos en servicios de nube es suficiente para protegerlos. Sin embargo, la sincronización y el respaldo no son exactamente lo mismo.

Cuando un archivo se elimina o se modifica accidentalmente, ese cambio puede sincronizarse automáticamente en todos los dispositivos. En determinadas condiciones, un ataque o una cuenta comprometida también podría afectar la información almacenada en la nube.

Por ello, incluso las aplicaciones y plataformas digitales deben formar parte de una estrategia independiente de respaldo y recuperación.

¿Qué características debe tener un buen backup?

Realizar copias de manera ocasional no garantiza que la información pueda recuperarse. Una estrategia profesional debe considerar al menos los siguientes elementos:

Automatización

Los respaldos deben ejecutarse automáticamente. Depender de que una persona copie manualmente los archivos aumenta el riesgo de omisiones y errores.

Frecuencia adecuada

La frecuencia debe establecerse de acuerdo con la cantidad de información que la empresa puede permitirse perder.

Una organización que genera operaciones constantemente puede necesitar respaldos varias veces al día, mientras que otros sistemas podrían respaldarse diariamente.

Varias copias

No es recomendable depender de un solo respaldo. Una práctica ampliamente utilizada es la regla 3-2-1:

• Mantener tres copias de la información.
• Utilizar al menos dos medios de almacenamiento diferentes.
• Conservar una copia fuera de las instalaciones o aislada del entorno principal.

Cifrado y control de acceso

Los backups pueden contener información confidencial. Por ello, deben estar cifrados y disponibles únicamente para usuarios autorizados.

Monitoreo

Es necesario verificar que los respaldos se ejecuten correctamente. Un proceso puede fallar durante semanas sin que la empresa lo detecte si no existen alertas y supervisión.

Pruebas de restauración

Un backup solo es útil si puede restaurarse. Las empresas deben realizar pruebas periódicas para comprobar la integridad de la información y medir cuánto tiempo tarda la recuperación.

Backup y recuperación no son lo mismo

El backup es la copia de la información. La recuperación es el proceso utilizado para restaurarla y volver a poner en funcionamiento los sistemas.

Una empresa puede tener respaldos, pero no necesariamente contar con un plan de recuperación eficiente.

Ese plan debe definir:

• Qué sistemas deben recuperarse primero.
• Quién será responsable del proceso.
• Dónde se encuentran los respaldos.
• Cuánto tiempo puede permanecer detenido cada servicio.
• Qué cantidad de información puede perderse.
• Cómo se validará que la restauración fue exitosa.

Sin estas definiciones, la empresa podría tener copias disponibles, pero tardar demasiado en recuperar su operación.

¿Qué información debería respaldar tu empresa?

La prioridad dependerá de cada organización, pero normalmente deben protegerse los datos indispensables para continuar operando, como:

• Información de clientes y proveedores.
• Sistemas contables y administrativos.
• Bases de datos comerciales.
• Archivos de proyectos.
• Correos corporativos.
• Configuraciones de servidores, redes y aplicaciones.
• Documentación legal y contractual.
• Información de ventas, inventarios y facturación.

También es importante identificar las dependencias entre sistemas. Recuperar una aplicación sin su base de datos o sin sus configuraciones podría no ser suficiente para restablecer el servicio.

¿Cada cuánto debe realizarse un backup?

No existe una frecuencia única para todas las empresas. La decisión debe basarse en la cantidad de información que podría perderse sin afectar gravemente la operación.

Para determinarlo, se utiliza el concepto de RPO, u objetivo de punto de recuperación. Este indicador establece hasta qué momento debe recuperarse la información.

Por ejemplo, si una empresa realiza respaldos cada 24 horas, podría perder hasta un día de información. Si esa pérdida resulta inaceptable, será necesario aumentar la frecuencia o implementar mecanismos complementarios.

También debe definirse el RTO, u objetivo de tiempo de recuperación, que indica cuánto tiempo puede permanecer interrumpido un servicio antes de generar consecuencias críticas.